Képtelen vagy jól beosztani az időd? Ezzel a trükkel könnyebb lesz az életed

Általában igaz, hogy akik folyton halogatnak, nem tudják tartani a határidőket, vagy akik mindig elkésnek, azoknál leggyakrabban a feladatok súlyozása okozhat problémát. Íme három módszer, ami segíthet, hogy ne vesszünk el a teendők sűrűjében!

A problémára megoldást nyújthat az Eisenhower-mátrix. Az Amerikai Egyesült Államok 34. elnökét az időgazdálkodás nagymesterének tartották, lássuk, miben rejlett a titka! Sajnos az kevés, ha csak azt tudjuk valamiről, hogy fontos és/vagy sürgős – meg kell tanulni a kategóriájának megfelelően kezelni az adott teendőt. 

Fontossági sorrend 

• Fontos és sürgős: Ezek a feladatok nem tűrnek halasztást, rög­tön el kell intézni őket.
• Fontos, de nem sürgős: Ezeket a tennivalókat egyszer meg kell ugyan oldani, időt kell rájuk szánni, de ez kicsivel később is ráér. Mindenképpen be kell tervezni őket, és dátumot rendelni hozzájuk. Ebbe a kategóriába sorolható például az általános orvosi kivizsgálás, de a baráti kapcsolatok ápolása is.
• Sürgős, de nem fontos: Sokunknak talán nehéz elképzelni, de nem minden a mi feladatunk. Nem csak akkor lesz kész valami, ha azt mi végezzük el! Az ebbe a kategóriába tartozó tennivalókat nyugodtan bízd rá másokra.
• Nem fontos, nem sürgős: Az ide tartozó feladatok egyszerűen teljesen feleslegesek, gyakorlatilag pótcselekvéseknek minősülnek akkor, ha más kötelezettségek helyett csináljuk őket. Mert míg munka közben például a közösségi média böngészése haszontalan, a sorozatnézés pedig egyenesen tilos, addig ugyanezek a tevékenységek otthon, a szabadidőnkben jó kikapcsolódásnak bizonyulhatnak.

Hatékonyság stresszmentesen

Az amerikai produktivitásszakértő, David Allen dolgozta ki a GTD-módszert. Az elnevezés a Getting Things Done rövidítése, és magyarul annyit tesz: Intézz el mindent! Lényege, hogy segít a tennivalókat egy logikus és praktikus rendszerbe he­lyez­ni. Lássuk az öt lépést, amit érdemes a munkafolyamatok részévé tenni!

1. Rögzítés: Egy noteszben vagy egy telefonregiszterben gyűjts össze minden olyan apróságot, ami akár a szakmai, akár a magán­életben foglalkoztat. Az ötletektől a befejezésre váró feladatokig mindent felírhatsz. 
2. Tisztázás: El kell dönteni, hogy a fenti lista elemeivel, a különböző feladatokkal mit is kezdesz. Három lehetőséged van: ha nincs vele teendő, akkor elvetheted; amennyiben kevesebb mint két percet igényel, azonnal végezd el; ha pedig két percnél tovább tart megoldani, akkor vagy add oda annak, akinek a feladatkörébe tartozik, vagy írd fel inkább a teendők listájára.
3. Rendszerezés: Ekkor teszek rendet a valós, hosszabb időt igénylő feladataim között. Lehet, hogy jobban áttekintve kiesik a listáról néhány tennivaló, de lesz olyan is, aminek megtervezheted a következő lépését, az időpontját. Feltétlenül írd fel a listára az eredményeket is!
4. Reflektálás: Ahhoz, hogy véghez tudd vinni a hosszabb távú terveidet, nagyon fontos, hogy hetente akár többször is átnézd a listát. Így ellenőrizni tudod, hogy éppen mi hol tart.
5. Cselekvés: Egyszerűen csak végezd el a feladatokat, hiszen most már látod, hogy mikor, mivel és milyen módon kell foglalkozni.

A mindentudó naptár

Egy amerikai kutató és időmenedzsment-guru, Cal Newport vizsgálatai során azt állapította meg, hogy az ember nem lesz előrébb csupán azzal, hogy listázza a feladatait. Szerinte így nem látszik, hogy mennyi időt igényel egy teendő elvégzése, és azt sem lehet felmérni, hogy az illető mennyi feladatot tud megcsinálni egy adott napon. Az ő módszerének lényege leegyszerűsítve az, hogy minden feladatot be kell írni a naptárba, méghozzá a becsült időszükséglettel együtt. Amennyiben előre látod, hogy nem fogod tudni teljesíteni az egyiket, akkor azt át kell pakolni az adott héten egy másik időpontra. Fontos, hogy egy bejegyzett feladat végzésekor ne engedd, hogy bármi más közbejöjjön. Mindezeknek köszönhetően nagy valószínűséggel nem csúsznak össze a teendőid, és azt is képes leszel felmérni, hány és milyen típusú feladatot tudsz valóban megfelelően ellátni a hét folyamán – írja a Fanny magazin.