Nagyon sokan érzik úgy, hogy a munka szinte az egész életüket felemészti. Valóban fizikai és lelki problémákhoz is vezethet, ha túlzottan leterheljük magunkat. A problémát ráadásul nem csak a munkaórák száma generálja: fontos a feladatok és a leterheltség mértéke, a munkakörnyezet, a szervezettség és sok más tényező is. Fontos, hogy időben felismerjük az intő jeleket, és ne halogassuk a változtatást, hiszen egy jól működő rendszerben sem a szabadidő élményéről, sem sikerekről nem kell lemondanunk.

„A vezetőt észrevétlenül maga alá gyűrheti a saját cége, ha nem teszi meg időben a szükséges lépéseket. Ha tisztában van azzal, hogy a pozíciójában mik ténylegesen az ő feladatai, könnyedén kiszűrheti, mennyi olyan teendő hárul rá mindezek mellett, ami más valaki hatáskörébe kellene, hogy tartozzon. Ha az összes feladat a vezető fejére hullik, működhet néhány évig, de a végeredménye elkerülhetetlenül az lesz, hogy egy idő után kiég” – hívta fel a figyelmet Dienes Martin, cégfejlesztési mentor.

Segíthet egy jó rendszer

„A csapatommal azt látjuk, hogy ma már, ha egy cégben nincs rendszer vagy elavult rendszerrel üzemel, nem jósolhat hosszú életet magának. Ugyanis a kaotikus üzletvitel vagy a cég leamortizálásához, végül megszűnéséhez vezet, ellenkező esetben a vállalkozás ugyan sikeresen szárnyal, de vezetője az irreális munkaidő és munkatempó következtében elveszíti kapcsolatát a külvilággal. Személyes kapcsolatai megromlanak, fizikailag, lelkileg megindul a mélypont felé. Ha egy vezető ezt nem ismeri fel, cégében az idő- és kapacitáshiány miatt feszültté válhat a légkör, a teljesítések csúszhatnak, de odáig is fajulhat, hogy a régi rendszer működőképtelensége a cég megszűnését okozza. Mindegyikre láttam már példát” – jegyezte meg Dienes Martin.

A változtatás első és legfontosabb lépése a probléma felismerése, ezután kezdődhet csak meg a munka.

„A rendszerek kidolgozása mindenkinél egyedi, de az alapja az, hogy a cégben zajló folyamatokat olyan pontosan írjuk le, amennyire csak lehet. Főként a fejleszteni kívánt területre érdemes nagyobb hangsúlyt fektetni. Gondoljuk át és részletesen határozzuk meg, hogy miként működne az a szegmens ideálisan és ahhoz milyen lépések megtétele szükséges” – ismertette a cégfejlesztési mentor.

Könnyíteni a munkatársak életét

A szakember azt tanácsolja, hogy az így kialakult rendszert fokozatosan, kis lépésekben ajánlatos elkezdeni alkalmazni, mert előfordulhat, hogy a változás a munkatársakat érzékenyen érinti, esetleg ellenállásba ütközik. Azonban, ha azt látják, hogy az új rendszer számukra is élhető és hatékonyabb működést eredményez, rövid időn belül partnerek lesznek benne.

„A munkatársaknak érezniük kell, hogy nem pluszfeladattal tervezzük terhelni őket, ellenkezőleg, könnyíteni szándékozunk a munkájukat. Hiszen mindenki szereti, ha pontosan tudja, mi a feladata, mit várnak el tőle, miért tartozik személyes felelősséggel. Ez biztonságérzetet ad” – tette hozzá a szakember, kiegészítve azzal, hogy a megvalósítás során szerzett tapasztalatokkal a rendszer újra és újra formálható, kiegészíthető, frissíthető, egészen a kívánt, optimális működésig.

Senki nem állítja, hogy egy hosszú évek óta megszokott rendszer könnyen megváltoztatható, viszont a cselekvés sok esetbenelkerülhetetlen. Aki belekezd, és céltudatosan végig viszi a folyamatot, azt tapasztalja majd, hogy mivel a munkatársai már pontosan fogják tudni a feladataikat, nem kell őket folyamatosan ellenőrizni, elegendő az esetlegesen felmerülő problémák feltérképezésében részt venni. Emellett a fizikálisan és lélekben is egészséges, jó hangulatú munkavállalók és vezetők a cégben is hatékonyabbak tudnak lenni.

„Nem kell sok időt várni a pozitív változásokra. A csúszások elmaradnak, az elégedett, visszatérő ügyfelek újabb és újabb megbízásokat, magasabb profitot generálnak. A munkaerőfelvétel tudatosabban történik, az új munkatársak betanításának ideje lényegesen lerövidül. A csapatszellem is erősödik, az emberek békés légkörben végzik a feladatukat, nem kell attól tartani, hogy munkahelyváltásban gondolkodnának” – tudtuk meg Dienes Martintól.